Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

1. Premessa e obiettivo della procedura

EcoTyre S.c.r.l. (di seguito anche “Ecotyre” o la “Società”) nel perseguimento dei propri obiettivi, è impegnata a contrastare ogni comportamento che costituisca o possa costiuire una violazione delle norme disciplinanti le attività aziendali, nonché delle disposizioni interne adottate (Codice Etico, Modello ex D.lgs. 231/2001, Policy, procedure, etc.), sia attraverso la promozione di valori e principi etici sia mediante l’attuazione di processi di controllo all’interno delle stesse.

Il sistema interno di gestione delle segnalazioni di whistleblowing delle violazioni adottato dalla Società (in breve e di seguito anche “whistleblowing”) rappresenta uno strumento per l’individuazione di atti, fatti o omissioni che possano costituire tali violazioni, realizzato con l’obiettivo di dare concreta attuazione ai principi di trasparenza e legalità su cui si fonda l’agire etico della società, di tutelare gli interessi degli stakeholders, e, infine, di rafforzare i presidi già esistenti in tema di controlli interni.

Il presente documento ha il principale obiettivo di assicurare all’interno di Ecotyre l’osservanza delle previsioni del D. Lgs. 24/2023 in materia di whistleblowing e, pertanto, di garantire la protezione delle persone che segnalano violazioni lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o della società, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo, come definite al paragrafo 3.

Dal punto di vista operativo, il documento ha la finalità di fornire chiare indicazioni in relazione al processo di invio, ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni presentate da chiunque, dipendenti o terzi, nonché di descrivere le forme di tutela, ivi compresa la riservatezza, che il nostro ordinamento offre ai soggetti che inviano segnalazioni ed ai soggetti coinvolti nelle segnalazioni.

Il sSistema di gestione delle segnalazioni di whistleblowing descritto dalla presente procedura:

• è portato a conoscenza di tutti i dipendenti e dei soggetti esterni che operano per la società alla data di emanazione, nonché in occasione di nuove assunzioni/nuove collaborazioni;
• è pubblicizzato sulla pagina web della società.;

 

2.  Ambito di applicazione

La presente procedura si applica in caso di segnalazioni di whistleblowing ai sensi del D.lgs. 24/2023 rilevanti per la Società e costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D.lgs. 231/2001.

 

3. Definizioni e abbreviazioni

Ai fini della presente procedura valgono le seguenti definizioni e abbreviazioni:

ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione.

Whistleblowing: istituto finalizzato a segnalare violazioni, anche sospette, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della Società, di cui il whistleblower (di seguito definito) sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro.

Whistleblower (di seguito anche il “segnalante”): soggetti che possono effettuare una segnalazione, individuati dal D.lgs. 24/2023, come di seguito indicati:

• lavoratori di Ecotyre, ivi compresi i lavoratori con contratto di lavoro subordinato a tempo parziale, tempo determinato, apprendistato, intermittente, accessorio, nonché i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali, oltre che i lavoratori in somministrazione, i tirocinanti ed i volontari;
• lavoratori autonomi, liberi professionisti, collaboratori e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa presso Ecotyre;
• fornitori: lavoratori o collaboratori delle società esterne che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di Ecotyre;
• azionisti da intendersi le persone fisiche che detengono azioni societarie di Ecotyre;
• persone che, anche di fatto, esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza di Ecotyre.

Inoltre, le previsioni della presente procedura si applicano quando i suindicati rapporti giuridici:

• sono in essere;
• non sono ancora iniziati, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• successivamente alla chiusura degli stessi, se le informazioni sulle presunte violazioni sono state acquisite nel corso delle attività lavorative, ovvero durante il periodo di prova.

 

MOG 231: Modello di Organizzazione, Gestione e controllo ex D.lgs. n. 231/2001.

 

 

4. Riferimenti normativi

 

D.Lgs. n. 24/2023 in attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. Decreto Whistleblowing).

 

D.Lgs. n. 231/2001 Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica.

 

5. Oggetto della segnalazione

Ai sensi del D.lgs. 24/2023, oggetto della segnalazione possono essere le violazioni, anche sospette, intese come comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della Società, di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

In virtù delle previsioni di cui all’art. 3, comma 2, lett. b), primo periodo del D.lgs. 24/2023, le segnalazioni che Ecotyre è tenuta a gestire hanno ad oggettocondotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs.231/2001 e le violazioni del Modello di Organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. 231/2001.

Al fine di circoscrivere concretamente il perimetro di applicazione del presente documento si riportano alcuni esempi (non esaustivi) di violazioni che possono essere oggetto di segnalazione:

• violazioni delle previsioni delle procedure aziendali incluse nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di Ecotyre;
• atti di corruzione tentati e/o effettuati;
• falsificazione/occultamento/distruzione di documenti aziendali o contabili e altre false rappresentazioni di informazioni finanziarie;
• atti posti in essere in violazione delle norme in materia di imposte sulle Società;
• pagamenti e liquidazioni non giustificati.

 

Non rientrano tra le segnalazioni ammissibili – che quindi non saranno gestite secondo quanto previsto dalla presente procedura – quelle di seguito indicate:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste aventi ad oggetto questioni interpersonali. Le doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro, anche in fase di precontenzioso, o rapporti/conflitti interpersonali con altri lavoratori o col superiore gerarchico, nonché discriminazioni fra colleghi, dovranno continuare ad essere inviate al responabile del personale che si occuperà della relativa gestione
• i reclami connessi a disservizi o problematiche relative alle prestazioni svolte da Ecotyre
• le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
• le informazioni palesemente prive di fondamento, nonché quelle acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

 

Il segnalante è tenuto a precisare nella segnalazione, in modo più circostanziato possibile, le informazioni sulla violazione di sua conoscenza. In particolare, le segnalazioni devono avere alcune caratteristiche necessarie per permettere al gestore della segnalazione di effettuare le verifiche e gli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, tra cui:

• l’indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto;
• la descrizione chiara e completa del fatto;
• l’indicazione delle generalità o di altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui viene attribuito il fatto segnalato.

Il segnalante può, altresì, allegare documenti per fornire elementi ulteriori relativi al fatto segnalato e indicare altri soggetti che ne sono a conoscenza.

 

6. Ruoli e responsabilità nell’ambito della procedura

Il Consiglio di Amministrazione della società è responsabile dell’adozione del sistema di gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

 

L’Organismo di Vigilanza è il soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni (di seguito anche il “Gestore della segnalazione”). Nella gestione delle segnalazioni il Gestore della segnalazione può avvalersi del supporto delle  strutture aziendali competenti ovvero di consulenti esterni specializzati allo scopo incaricati.

 

7. Il sistema di gestione delle segnalazioni di whistleblowing

Nelle sezioni dedicate al sistema di gestione delle segnalazioni di whisteblowing predisposte nel sito Internet della società è possibile accedere a un canale apposito riservato e indipendente, che garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante offrendo anche la possibilità di effettuare le segnalazioni in forma anonima attraverso strumenti informatici.

L’applicativo software garantisce assoluta riservatezza e crittografia dei dati del segnalante e della segnalazione, in quanto accessibili esclusivamente dal soggetto ricevente.

La piattaforma informatica accessibile dal sito internet della Società permette di effettuare segnalazioni nelle seguenti forme:

• scritta, con la possibilità di caricare documenti;
• orale, tramite una registrazione vocale;
• richiedendo un incontro diretto con il Gestore della segnalazione (di persona o tramite videoconferenza). Il contenuto dell’incontro verrà riportato in un verbale redatto dal gestore della segnalazione e sottoscritto dal segnalante a conferma della correttezza di quanto riportato.

Il segnalante può monitorare lo stato di avanzamento del processo di gestione della segnalazione sulla piattaforma informatica mediante inserimento della password generata al momento di invio della segnalazione.

Ai sensi della presente procedura, la gestione delle segnalazioni viene effettuata secondo le fasi di seguito riportate:

• invio della segnalazione;
• protocollazione e verifica preliminare;
• istruttoria;
• comunicazione degli esiti;
• reportistica.

 

8. La gestione delle segnalazioni

8.1. Invio della segnalazione

La segnalazione, da inviarsi  attraverso la piattaforma informatica, è ricevuta dal Gestore della segnalazione che, entro 7 giorni dalla data di ricezione della stessa, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento.

Nel caso il cui un soggetto diverso dal Gestore della segnalazione riceva una segnalazione che riporti la dicitura “segnalazione whistleblowing”, questi dovrà: (i) inserirla nella piattaforma informatica entro 7 giorni dal ricevimento della stessa, adottando modalità operative tali da assicurare idonea riservatezza; (ii) contestualmente dare al segnalante notizia di tale trasmissione.

 

8.2. Protocollazione e verifica preliminare

La piattaforma informatica  prevede una protocollazione completa e riservata della segnalazione ricevuta in conformità con la normativa di riferimento.

Il Gestore della segnalazione verifica l’ammissibilità della segnalazione e, in particolare,

• se non rientra nell’ambito di applicazione oggettivo del D.lgs. 24/2023 perché non rilevante o espressamente esclusa, il Gestore della segnalazione la inoltra alla struttura aziendale eventualmente competente (es. funzione del personale), la archivia e ne dà comunicazione al segnalante;
• se la genericità del contenuto della segnalazione non consente di comprenderne i fatti o se i documenti allegati sono inappropriati o inconferenti, il Gestore della segnalazione la archivia e ne dà comunicazione al segnalante.

 

8.3. Istruttoria

Se la segnalazione risulta ragionevolmente fondata ed è supportata da elementi sufficienti per procedere, il Gestore della segnalazione avvia la fase di indagine e, a tal fine:

• può richiedere chiarimenti e integrazioni al segnalante – o comunque può interloquire con lo stesso - mediante la messaggistica prevista dalla piattaforma informatica;
• può richiedere chiarimenti e integrazioni a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l’adozione delle necessarie cautele al fine di garantire la tutela della riservatezza;
• qualora non pregiudichi lo svolgimento delle attività e il Gestore della segnalazione ritenga necessario acquisire informazioni dal segnalato, può informare quest’ultimo dell’esistenza di una segnalazione nei suoi confronti e procedere alla raccolta delle relative informazioni mediante richiesta scritta ovvero mediante la sua audizione, con verbalizzazione dell’incontro. Il Gestore della segnalazione non ha l’obbligo di informare il segnalato dell’esistenza di una segnalazione che lo riguarda, ma se il segnalato ne è a conoscenza può in ogni caso richiedere di essere sentito e il Gestore della segnalazione dà seguito alla richiesta ricevuta invitando il segnalato a formulare le sue osservazioni per iscritto.

 

Al termine delle verifiche, il gestore della segnalazione:

• archivia la segnalazione in caso di infondatezza della stessa;
• condivide l’esito delle verifiche con le competenti strutture aziendali come indicato al paragrafo 8.4. che segue.

 

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, il Gestore della segnalazione fornisce riscontro al segnalante, che può anche essere meramente interlocutorio (ad esempio avvio dell’istruttoria interna e relativo stato di avanzamento), fermo restando che, al termine dell’istruttoria, l’esito finale dovrà essere comunicato al segnalante.

 

8.4. Comunicazione degli esiti

Sulla base delle risultanze dell’istruttoria, se non ricorrono i presupposti per archiviare la segnalazione, il Gestore della segnalazione informa dell’esito degli accertamenti gli organi aziendali competenti affinché gli stessi procedano con:

• l’adozione dei provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano opportuni alla tutela della Società, ivi compreso l’eventuale coinvolgimento delle autorità competenti anche in sede penale;
• l’individuazione ed attuazione delle azioni correttive e di miglioramento eventualmente opportune;
• l’avvio dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare. .

 

8.5. Reportistica

Fermo il rispetto dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante e degli eventuali soggetti segnalati, il Gestore della segnalazione provvederà a predisporre una reportistica annuale delle segnalazioni ricevute e gestire, fornendo informazioni aggregate, al Consiglio di Amministrazionenell’ambito della relazione annuale dell’Organismo di Vigialnza.

 

9. Misure a tutela del segnalante

Nei confronti del whistleblower ai sensi della presente procedura sono accordate le tutele di cui ai paragrafi che seguono. In particolare, le tutele si applicano se il segnalante al momento della segnalazione:

• aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero veritiere (es. il segnalante non deve aver consapevolmente segnalato informazioni errate o palesemente prive di fondamento) e rientrassero nell’ambito oggettivo della segnalazione indicato al paragrafo 5 che precede;
• ha rispettato quanto previsto dalla presente procedura.

I motivi che hanno indotto il segnalante a presentare la segnalazione sono irrilevanti ai fini della sua tutela.

Le tutele di cui ai paragrafi che seguono non si applicano, invece, quando sia stata accertata con sentenza (anche di primo grado) la responsabilità del segnalante a titolo di calunnia o di diffamazione ovvero per i casi di responsabilità civile del segnalante per aver riferito informazioni false intenzionalmente con dolo o colpa.  

L’eventuale accertamento delle situazioni sopra descritte sarà sanzionato dalla società a norma del sistema disciplinare a presidio del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, nonché potrà comportare la proposizione delle azioni civili e penali previste dalla legge.

Le misure di tutela di cui ai paragrafi 9.2., 9.3. e 9.4 che seguono sono estese anche ai seguenti soggetti:

• facilitatori, ossia le persone che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, prestandogli consulenza e sostegno, e che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo del segnalante;
• persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado o persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante;
• colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante, ossia soggetti che, al momento della segnalazione, lavorano con il segnalante e con lo stesso hanno un rapporto connotato da una continuità tale da determinare un rapporto di comunanza tra loro;
• enti di proprietà del segnalante, ossia di cui il segnalante è titolare in via esclusiva oppure di cui detiene la compartecipazione maggioritaria;
• enti per i quali il segnalante lavora (es. dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per Ecotyre);
• enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante (es. partnership tra imprese).

Le tutele di cui ai paragrafi che seguono si applicano anche in caso di segnalazione anonima, qualora la persona segnalante venga successivamente identificata nel corso delle attività di gestione della Segnalazione o comunque qualora il segnalante sia comunque identificabile.

 

9.1. Riservatezza

La società assicura la riservatezza del segnalante.

e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti garantire la riservatezza delle informazioni ricevute attraverso le segnalazioni e, in particolare, dell’identità dei segnalanti, dei segnalati, delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, fatti salvi gli obblighi di legge.

Ferme restando le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. L’identità del segnalante e le ulteriori informazioni relative alle segnalazioni non possono essere rivelate, senza il suo espresso consenso, con soggetti diversi dal Gestore della segnalazione e dai soggetti eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione e dai soggetti destinatari della reportistica, come indicati al paragrafo 8.5. che precede (a questi ultimi, fatti salvi gli obblighi, non può essere rivelata l’identità del segnalante).

Nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del segnalato, l’identità del segnalante può essere rivelata, previo consenso espresso del segnalante, allorquando la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa del segnalato. In tali ipotesi, è dato avviso al segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Nel caso di avvio di procedimento di fronte alla Corte dei Conti nei confronti del segnalato, l’identità del segnalante non viene rivelata fino alla chiusura dell’istruttoria. Dopo questo termine l’identità del segnalante può essere disvelata dall’autorità contabile per essere utilizzata nel procedimento.

Nell’ambito, invece, del procedimento penale avviato nei confronti del segnalato, l’identità del segnalante è coperta dal segreto d’ufficio fino alla chiusura delle indagini preliminari. Qualora l’autorità giudiziaria per esigenze istruttorie volesse conoscere il nominativo del segnalante, la funzione aziendale competente provvede a comunicare l’identità dello stesso.

 

9.2. Tutela da ritorsioni

Nei confronti del soggetto che effettua una segnalazione e degli altri soggetti sopraindicati non è consentita, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione, alcuna forma di ritorsione – intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche sono tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che provoca o può provocare al segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto – o discriminazione, anche se tentata o minacciata, avente effetti sulle condizioni di lavoro.

A titolo esemplificativo sono considerate ritorsioni:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di demerito o referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione, ovvero il mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

 

Gli atti che vengano riconosciuti come aventi carattere ritorsivo sono considerati nulli.

L’adozione di misure discriminatorie può essere segnalata all’ANAC che, in caso di accertamento della natura ritorsiva del comportamento o dell’atto, può irrogare sanzioni alla società interessata.

 

9.3. Limitazioni di responsabilità

Il segnalante e gli altri soggetti sopraindicati non incorrono in alcun tipo di responsabilità civile, penale, amministrativa o disciplinare quando diffonde informazioni coperte dall’obbligo di segretezza, rispetto a:

• rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
• rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
• rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
• violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.p.);
• violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
• violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
• rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

La limitazione di responsabilità si applica anche per comportamenti, atti o omissioni poste in essere dall’ente o dalla persona se collegati alla segnalazione e strettamente necessari a rivelare la violazione (non superfluo).

L’esenzione da responsabilità opera solo se sussistono alcune condizioni, quali:

• l’acquisizione delle informazioni o l’accesso ai documenti è avvenuto in modo lecito (es. il segnalante ha fatto le copie di atti/accede alla e-mail di un altro collega con il suo consenso);
• al momento della segnalazione il segnalante aveva fondati motivi per ritenere che le informazioni fossero necessarie per far scoprire la violazione (non è integrato il presupposto, ad esempio, in caso di fini vendicativi o opportunistici).
• il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni fossero vere e che rientrassero nell’oggetto delle segnalazioni, avendo altresì effettuato la segnalazione secondo le modalità previste dalla presente procedura.

In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione o che non siano strettamente necessari a rivelare la violazione.

 

9.4. Misure di sostegno

Il segnalante e gli altri soggetti sopraindicati hanno la possibilità di rivolgersi per la migliore effettuazione della segnalazione agli enti del Terzo settore (il cui elenco è reperibile al sito internet dell’ANAC), i quali prestano assistenza e consulenza a titolo gratuito:

• sulle modalità di segnalazione;
• sulla protezione dalle ritorsioni riconosciuta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione Europea;
• sui diritti della persona coinvolta;
• sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

 

10. Ulteriori canali di segnalazione previsti dal D.lgs. 24/2023

Il D.lgs. 24/2023 prevede che i segnalanti possano ricorrere al canale di segnalazione esterno attivato presso l’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) ovvero alla divulgazione pubblica solo a determinate condizioni.

Tuttavia, è necessario precisare che il canale di segnalazione esterna ovvero la divulgazione pubblica non possono essere utilizzati in caso di violazioni relative a condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs.231/2001 e a violazioni del Modello di Organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. 231/2001.

Il segnalante può liberamente rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, beneficiando delle tutele previste.

 

11. Violazioni della presente procedura

Sono previste sanzioni a rilevanza interna in caso di mancato rispetto della presente procedura, fermo in ogni caso qualsivoglia responsabilità, anche di natura civile, penale e/o amministrativa da accertarsi da parte delle autorità competenti. In particolare:

• sanzioni disciplinari in capo al segnalante che - a seguito di valutazione del gestore della segnalazione - abbia (i) in mala fede segnalato violazioni che si rivelino inconsistenti e, più in generale, (ii) abbia abusato o fatto un improprio utilizzo e/o un’intenzionale strumentalizzazione della presente procedura; 
• sanzioni disciplinari in capo al segnalato nel caso in cui il gestore della segnalazione, all’esito dell’istruttoria, accerti la fondatezza della segnalazione;
• sanzioni a carico del gestore della segnalazione o dei soggetti preposti o comunque coinvolti nell’istruttoria in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza;
• sanzioni a carico del gestore della segnalazione per l’omessa attività di verifica relativa alla segnalazione ricevuta;
• sanzioni a carico del soggetto che commette ritorsioni.

Dalla violazione della presente procedura può discendere l’applicazione delle specifiche sanzioni individuate nella Parte Generale del Modello Organizzativo alla sezione “Sistema disciplinare”.

L’art. 21 del D.lgs. 24/2023 prevede, poi, specifiche sanzioni amministrative per il mancato rispetto delle previsioni contenute nel medesimo Decreto.

 

12. Tracciatura delle segnalazioni e conservazione della documentazione

La società garantisce:

• la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività di istruttoria;
• la conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni e le relative attività di verifica, in appositi archivi, con gli opportuni/adeguati livelli di sicurezza/riservatezza.

I dati personali contenuti nelle segnalazioni potranno essere comunicati dal Gestore della segnalazione  agli organi sociali e alle funzioni/unità organizzative aziendali di volta in volta competenti, così come all’Autorità Giudiziaria, ai fini dell’attivazione delle procedure necessarie a garantire, in conseguenza della segnalazione, idonea tutela giudiziaria e/o disciplinare nei confronti del/i soggetto/i segnalato/i, laddove dagli elementi raccolti e dagli accertamenti effettuati emerga la fondatezza delle circostanze inizialmente segnalate.

I dati personali e i documenti contenenti tali dati saranno trattati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e, comunque, non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Tale trattamento non prevede il consenso dell’interessato in quanto necessario per adempiere ad un obbligo di legge.

Nel corso delle attività volte a verificare la fondatezza della segnalazione saranno adottate tutte le misure necessarie a proteggere i dati dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita e dalla divulgazione non autorizzata. Inoltre, i documenti relativi alla segnalazione saranno conservati in modalità elettronica, per un periodo non superiore a quanto richiesto dalle normative vigenti.

 

13. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni nonché dei Segnalanti viene effettuato in conformità a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, dal Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 (GDPR), dal D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. (Codice della Privacy) e dal D. Lgs. 201/2018.